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PDF 批量添加贝茨编号,文档管理、检索就是这么简单!

UPDF 新功能「批量添加贝茨编号」 Windows 端正式上线了,为每一个文档赋予贝茨编号,让文档管理、检索更简单!

“贝茨编号”,这个词听起来或许有些陌生,但实际上我们在工作和学习中经常会用到它。让我们一起来深度了解这个新功能吧!

贝茨编号是什么?

贝茨编号,又称版心编号、标记编号,是一种用于文档管理和检索的编号系统。简单来说,贝茨编号是一个包含字母和数字的唯一标识符,通常包含日期、作者、标题等信息,如今被广泛应用于许多领域。使用贝茨编号对 PDF 文档进行标记,能够快速查找到重要信息,相当于升级版的“书签”

与其他编号方法相比,贝茨编号有以下优势:

唯一:每一个贝茨编号都是唯一的,这样就能避免文件重复或混淆;

规范:根据统一的规则对文件进行编号,让管理、检索更高效;

可追溯:在编号中加入日期、类型等对应的关键词,便于追溯文件。

什么时候会用到贝茨编号?

在法律、医学、商业等领域,从业者经常需要查阅数百页的 PDF 文档,如果为了找某一段信息而再次翻阅 PDF 文档,会花费很长时间。

作为律师,可以将过往卷宗整理成 PDF 文档,然后按照案件类型、日期等信息赋予文档独一无二的贝茨编号,以后在遇到同类案件需要参考时,就能根据贝茨编号找到相应卷宗,不需要再在浩如烟海的文档中大海捞针了。

医生常需要阅读行业的最新文献,阅读之后,使用贝茨编码对文献进行分类归档。以后遇到相似的症状,就能及时通过贝茨编码找到相应文献辅助工作。

在企业中负责人力资源管理工作的 HR,也可以用贝茨编号对人员档案进行管理。当需要统计、筛选人员信息时,就能以贝茨编号为依据。

如何用 UPDF 添加贝茨编号?

UPDF 为用户提供了批量添加贝茨编号的全新功能,只需3步就能完成。

【步骤】

1、打开 UPDF 的新标签页,点击“批量”中的 “Bates 编号”;

2、上传需要添加贝茨编号的文档,并设置位置、起始编码、前缀、后缀等参数;

在这些参数中,比较重要的是以下三项:

起始编码:以数字为主,设置后会按页序递增,通常代表文档的页面次序。

前缀:一般为字母、数字或标点符号,用于识别文件的类型或名称。

后缀:一般为字母、数字或标点符号,用于标识页码、日期等信息。

3、点击“应用”,选定文档储存位置。

事先对 PDF 文档进行贝茨编号,再用贝茨编号检索文档,对于要常阅读打量 PDF 文档的人员来说,能够有效避免浪费时间,提升工作效率。一起学起来,让文件管理检索更轻松!