如何将 Word/Excel/PPT 转为 PDF 文件？

微软在 Windows 10 系统里推出了 “打印为 PDF” 功能，其实 Mac 和 Linux 系统早就给用户提供这功能了。虽说微软来得有点迟，但现在像 Word、Excel、PowerPoint 这些微软能打印的应用程序，基本都有这个功能。用它，就能轻松创建能打印的 PDF 文件。要是你听说过这功能，又想知道咋用，这篇文章就适合你。这里会详细讲在 Windows 11、10 和 7 里咋用 “打印为 PDF”，还会介绍通用 PDF 编辑工具 ——UPDF，点击下面按钮就能免费下载，支持 Windows、macOS、iOS 和 Android 系统，安全可靠。

第一部分：关于 “打印为 PDF” 你该知道的一切

对想从微软应用程序快速创建 PDF 文件的人来说，“打印为 PDF” 是个好用的功能。下面讲讲它的基础知识。

1.1 “打印为 PDF” 是什么？真的会打印吗？

从名字看，“打印为 PDF” 能把文件存成可打印的 PDF 格式。要是你在用 Word、Excel 或 PowerPoint 这些微软可打印应用，就能用这功能马上创建 PDF 文件。虽然名字有 “打印”，但它不会直接打印文件，而是把文件保存成 PDF 格式，还能根据打印需求，像纸张方向、大小、边距这些，来调整 PDF 文件。这样，等你要打印 PDF 文件时，直接按调好的设置打印就行。简单说，Windows 10 和 11 里的 “打印为 PDF”，能让你轻松快速把文件存成 PDF。

1.2 “打印为 PDF” 和 “另存为 PDF” 有啥不同？

很多用户好奇，微软已经有 “另存为 PDF” 选项了，“打印为 PDF” 有啥不一样呢？“另存为 PDF” 就是把原始文件版本直接转成 PDF 格式，不做改动。“打印为 PDF” 则是在虚拟纸张布局里创建 PDF 文件，显示打印后的样子，它只提取符合打印尺寸要求的文件资料。两者还有这些区别：

• 固定布局：“打印为 PDF” 会自动创建适合纸张大小的固定布局，“另存为 PDF” 保存文件原始布局结构。
• 超链接：“打印为 PDF” 很可能让文件超链接失效，“另存为 PDF” 能保持超链接可用。
• 书签：“打印为 PDF” 会删除文件书签，“另存为 PDF” 保留书签。
• 背景颜色：“打印为 PDF” 不一定保存文件相同背景颜色，“另存为 PDF” 会保留。

总之，“打印为 PDF” 和 “另存为 PDF” 各有优缺点和输出效果。想创建可打印 PDF 布局，就选 “打印为 PDF”；想把原始文件转成 PDF，就选 “另存为 PDF”。

第二部分：在微软应用里打印为 PDF 的简单快速方法

微软 “打印为 PDF” 看起来方便，能马上创建 PDF 文件。第三部分会讲具体步骤，但先说说它的局限：

• 创建的 PDF 文档比较大。
• 生成 PDF 文档后，不用第三方工具没法编辑。
• 生成 PDF 文档后，超链接失效、书签删除、背景颜色和布局可能改变。

要是有比它更好的选择，不仅能快速创建 PDF，还有很多自定义选项，怎么样？UPDF 就是最佳选择。它是功能全面的 PDF 编辑工具，能在 Windows 上用任何可打印应用创建 PDF 文件，还不丢失格式。它有打印和编辑 PDF 所需的强大工具，界面简洁易用，任何人都能在 Windows 上轻松快速打印 PDF 文件。点击下面按钮，马上下载试试所有功能。

UPDF 主要功能

• 界面简洁易用。
• 打印选项丰富。
• 兼容 Windows、Mac、iOS 和 Android 主流平台。
• 编辑功能多样，能编辑文本、修改图像等。
• 能用高亮、便签、贴纸、图章、下划线等给 PDF 添加注释。
• 企业版供企业使用，授权灵活、IT 管理便捷、成本低效率高。

用 UPDF 在 Windows 里打印 PDF 步骤

1. 用 UPDF 打开文件，点击 “文件”>“打印”。
2. 设置打印属性，像页面大小、方向、打印页面等。
3. 在打印机部分选 “Microsoft Print to PDF”，最后点击 “打印” 按钮。

这样，不管啥 Windows 版本，三个步骤就能快速打印生成 PDF 文件。

第三部分：如何在微软应用里打印为 PDF（仅 Win 10 和 11）

每个微软可打印应用都能用自己的方式实现 “打印为 PDF”。下面看看在常见微软应用里咋用。

3.1 在 Microsoft Word 里打印为 PDF 文件

在 Word 里打开文件，按下面步骤操作：

1. 点击左上角 “文件”，再点击 “打印”，也能按 “Ctrl + P” 快捷键。
2. 点击 “打印机” 部分下拉菜单，选 “Microsoft Print to PDF”，还能自定义方向、纸张尺寸、边距等打印设置。
3. 最后点击 “打印” 按钮，Word 文件就变成 PDF 文件了。

3.2 在 Microsoft Excel 里打印为 PDF

Excel 里 “打印为 PDF” 功能和 Word 类似。在 Excel 里打开文件，按步骤操作：

1. 点击 “文件”>“打印” 或按 “Ctrl + P”。
2. 点击 “打印机”>“Microsoft Print to PDF”。
3. 最后点击 “打印” 按钮，Excel 文件就变成 PDF 文件了。

3.3 在 Microsoft PowerPoint 里打印为 PDF

和 Word、Excel 一样，PowerPoint 也能用 “打印为 PDF” 轻松创建可打印 PDF，步骤类似。

第四部分：与 “Microsoft Print to PDF” 相关的额外提示

4.1 如果打印机列表中缺少 “Microsoft Print to PDF” 怎么办？

要是打印机列表没这功能，很可能是停用了。注意，这功能只在 Windows 10 和 11 有，Windows 7 里找不到。在 Windows 10 和 11 里按下面步骤启用：

1. 按 “Win + X” 键，选 “控制面板”。
2. 点击 “程序”，再点击 “打开或关闭 Windows 功能”。
3. 勾选 “Microsoft Print to PDF” 旁的复选框，点击 “确定”。这样，“Microsoft Print to PDF” 选项就会出现在打印机列表里。

4.2 当 Microsoft PDF 打印机以错误的顺序打印页面时，该怎么办？

要是打印顺序错了，按下面步骤解决：

1. 按页码重命名文件，像 1.jpg，2.jpg 等。
2. 点击 “视图”>“按名称排序”>“升序” 对文件升序排序。
3. 按 “Ctrl + A” 选择所有文件。
4. 右键点击第一个文件，选 “打印”，这时应该能看到正确顺序的页面预览。
5. 最后选 “打印为 PDF”，点击 “打印”。这样就能按正确顺序用 Microsoft PDF 打印机打印了。

结论

微软 “打印为 PDF” 功能方便，能从微软可打印应用快速创建可打印 PDF 文件。但它只适用于 Windows 10 和 11，创建的 PDF 文件大，还缺编辑等功能。要是想在 Windows 或其他系统用 “打印为 PDF” 功能，不丢失格式，还能编辑 PDF 文件，UPDF 是理想选择。它界面简洁，编辑功能强大，是保存、打印、编辑 PDF 的最佳工具。点击下面按钮，免费下载试试 UPDF 软件。