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企业数字化升级:如何正确评估 UPDF的企业应用价值

在企业 PDF 软件的日常采购工作中,企采购经办人并不一定是 PDF 产品的常用人群,客观上对 PDF 本身的了解不多,也不理解 PDF 对于企业的真实作用。客观上,难以主动提前做好 PDF 采购计划及做出正确的产品采购决策。那企业相关人员如何客观评估 PDF 在企业数字化办公的应用价值?

事实上 PDF 对各行业企业文档办公都有着非常重要的作用,以 UPDF 为例,企业可以进行以下应用:

编辑和创建PDF文件:使用 UPDF 软件可以编辑现有的PDF文件,包括添加、删除、重排、裁剪和旋转页面、修改文本、插入图片和链接等。此外,您还可以使用 UPDF 软件创建新的 PDF 文件,将其他文件格式(例如 Word 、 Excel 、 PowerPoint )转换为 PDF 格式,也可以通过 UPDF 转化为其他文件格式。

注释和标记:企业可以使用 UPDF 软件进行注释和标记,以便成员之间共享和讨论重要的文档。您可以在 PDF 文件中添加批注、高亮显示文本、画线、箭头、矩形和椭圆等,以突出显示关键信息或提出建议。基于 UPDF 的在线功能,因此可进行在线办公文件审批及互动,提供工作效率。

文档保护和权限控制: UPDF 软件允许企业对敏感文件进行安全保护。您可以设置密码来限制对 PDF 文件的访问、编辑和打印,确保只有授权人员可以查看和处理文件。此外,还可以应用数字签名来验证文件的真实性和完整性。

批量处理文档和自动化:如果企业有大量的 PDF 文件需要处理,UPDF 软件可以提供批量处理功能。您可以一次性对多个文件进行操作,例如批量文件合并、拆分,文档不同格式转换、加密和解密。此外,您还可以使用自动化工具来自动执行重复的任务,提高工作效率。

OCR 识别和搜索: PDF 软件通常支持 OCR (光学字符识别)功能,可以将扫描的纸质文档转换为可编辑的文本,并进行搜索。这对于需要从大量文档中提取信息的企业非常有用,可以提高文档管理和检索的效率。

关键文档及档案存储: UPDF 软件可以在保证文档内容样式及效果不变的情况下,最大限度对文件大小进行压缩,并转化为国际通用标准化文件存储格式: PDF/A 格式,以便长久保存文件或档案。UPDF的相关检索查找功能,能够快捷地对所要文档或内容进行快速查找。

表单填写及数据提取: UPDF 帮助企业用户以电子形式填写和提交数据,如对表格、调查问卷、申请表、登记表等需要收集用户输入信息的文件,并在后台汇总并导出 EXCEL 表单数据进行统计汇总。并能够快速协助企业用户处理各类票据文档。

报销财务发票处理: UPDF 专有发票处理工具,可以自动查验发票抬头,批量查验发票信息,智能核对发票信息,AI核算金额,自动生产报销单,可以极大地节省报销职工及财务核算的时间,大大提高工作效率。

除此之外,PDF 还有各类水印、翻译、AI 功能等,对于一些特定行业企业,很多UDPF的细节功能也是其长期的刚性应用需求。总而言之,企业使用 UPDF 软件可以有效地管理、编辑、保护和共享 PDF 文件,可以帮助企业实现无纸化办公,提高文件处理的效率和安全性,同时降低企业办公运营成本。